ASSISTANT(E) EXÉCUTIF(VE) / ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET DE DIRECTION

Résumé du poste

Sous l’autorité de la Présidente et Directrice générale, l’Assistant(e) exécutif(ve) / Adjoint(e) administratif(ve) et de direction offre un soutien opérationnel et stratégique complet. La personne titulaire assure la coordination administrative, la gestion logistique, la comptabilité, le suivi RH et la communication, et agit comme bras droit pour toutes les activités de la Présidente et de la haute direction. Poste à haute confidentialité et forte autonomie.

Responsabilités principales

Soutien exécutif à la Présidente / Direction

Gérer l’agenda complexe : prise de rendez-vous, priorisation, gestion des conflits d’horaire et organisation des déplacements.

Filtrer, prioriser et traiter les communications entrantes (courriels, appels, correspondances) ; rédiger et corriger la correspondance exécutive.

Préparer dossiers, notes synthèses, présentations (PowerPoint) et briefings pour réunions, conférences et interventions publiques.

Assurer le suivi des décisions de la Direction et le respect des échéances des projets stratégiques.

Effectuer des recherches, faire de la veille et produire des notes de synthèse pour appuyer la prise de décision.

Gérer des aspects logistiques et administratifs relatifs aux engagements publics, tournées, conférences et formations.

Organiser et coordonner les réunions (ordre du jour, convocations, comptes rendus et suivis).

Assurer discrétion, confidentialité et gestion rigoureuse des dossiers sensibles.

Administration générale & gestion des ressources humaines

Participer à la gestion quotidienne de l’entreprise et à l’optimisation des processus administratifs.

Recruter, former, superviser et évaluer le personnel selon les besoins opérationnels.

Développer l’autonomie du personnel et instaurer des méthodes de travail efficaces.

Planifier l’ensemble des activités administratives et opérationnelles.

Traiter les dossiers CSST et mutuelle ; assurer le suivi des dossiers santé-sécurité.

Gérer l’archivage, la tenue des contrats, la documentation légale et les dossiers confidentiels.

Animer des réunions d’équipe et assurer le suivi des actions décidées.

Coordination de production & logistique

Agir en tant que coordonnateur(trice) de production : programmer la logistique du transport et préparer la documentation associée.

Préparer et optimiser les itinéraires des chauffeurs ; coordonner les horaires et la documentation de route.

Mettre en place, contrôler et optimiser l’utilisation des véhicules (contrôles, entretiens, maintenance) et superviser les feuilles de temps.

Planifier et coordonner l’ensemble des activités opérationnelles liées à la production et au transport.

Élaborer et déployer des méthodes de travail visant l’efficacité opérationnelle et la réduction des coûts.

Comptabilité & gestion financière

Maîtriser l’ensemble des tâches comptables courantes et assurer leur exécution rigoureuse.

Produire les rapports financiers périodiques (mensuels/annuels) et assurer la tenue des comptes.

Préparer et soumettre les rapports TPS/TVQ.

Produire les rapports de taxe sur le carburant et tout autre rapport fiscal requis.

Rédiger et produire des rapports financiers destinés aux bailleurs de fonds et aux vérificateurs.

Mettre en place, contrôler et administrer le système de paie ; assurer conformité et exactitude des versements.

Gérer et suivre les programmes de subventions, leurs demandes, le suivi budgétaire et le rapportage lié.

Communications & marketing léger

Rédiger et publier des annonces et communications sur les réseaux sociaux pour promouvoir les activités et événements de l’entreprise.

Collaborer avec les équipes marketing pour la production de matériel de communication et la diffusion de contenus promotionnels.

Assurer la liaison avec médias et partenaires lors d’activités de représentation.

Projets spéciaux & événements

Coordonner et appuyer l’organisation d’événements, conférences, ateliers et formations (logistique, invitations, planification, accueil).

Suivre les projets transversaux : planning, jalons, budgets et livrables ; préparer les rapports d’avancement pour la Direction.

Assurer la liaison avec intervenants externes (institutions, organismes sociaux, partenaires et fournisseurs).

Compétences requises

Langues

Français : excellente maîtrise écrite et orale.

Anglais : niveau professionnel fonctionnel (bon à avancé) — capacité à rédiger et échanger en anglais.

Savoir-faire professionnel

Expérience significative en soutien administratif/exécutif et gestion opérationnelle.

Expérience en comptabilité de base, paie et production de rapports financiers.

Connaissance des obligations CSST et gestion des dossiers de mutuelle.

Solides capacités en planification, coordination logistique et gestion d’équipes.

Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office), logiciels comptables et outils de gestion (ERP / CRM / logiciels RH).

Excellentes compétences rédactionnelles et de synthèse.

Sens aigu de l’organisation, rigueur et autonomie.

Capacités de leadership, diplomatie et gestion des priorités.

Discrétion et sens élevé de la confidentialité.

Atouts

Expérience en coordination de transport / gestion de parc automobile.

Connaissance des programmes de subventions et du milieu des bailleurs de fonds.

Expérience en communication digitale et gestion de publications sur les réseaux sociaux.

Certificat en gestion, comptabilité, administration ou RH est un atout.

Exigences

Permis de conduire valide (si applicable selon les fonctions de transport).

Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales pour événements et déplacements.

Références professionnelles vérifiables.

Ce que nous offrons

Rôle central et stratégique auprès de la Présidence et de la haute direction.

Environnement stimulant, dynamique et orienté croissance.

Possibilités d’évolution et d’implication dans des projets à fort impact.

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel

Rémunération : 30,00$ à 35,00$ par heure

Heures prévues : de 25 à 35 par semaine

Avantages

Stationnement sur place